1.
Pengertian Surat Menyurat
Surat
menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus
antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan
saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan
istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan
surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya
hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan
apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk
mencapai tujuannya.
2.
Jenis-jenis Surat
A. Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat
digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a. Surat
Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat
yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik
tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat
Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga
surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau
pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun
jawatan-jawatan.
c. Surat
Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga
surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang
dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau
langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
d. Surat
Niaga
Surat niaga adalah surat yang
berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan
kepada para langganannya.
e. Surat
Dinas Pemerintah
Surat dinas pemerintah adalah
surat-surat yang berisi yang masalah-masalah administrasi pemerintah yang
dibuat oleh instansi pemerintah.
B. Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan
wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang
menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang
dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum
Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah
ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas
yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang
dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat
Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada
kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau
amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat
yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca
atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain,
melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum
dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat
dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern
(didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah
merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi
yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat
komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat
telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan
cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak
jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang
isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat
undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi
dan sebagainya.
C.
Berdasarkan Keamanan Isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat
Rahasia
adalah
surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan
Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini
jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa
dan Negara.
b. Surat
Rahasia
Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat konfidensial
Adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat konfidensial
Adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
D.
Berdasarkan Proses
Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya
dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau Surat
Kilat
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau
kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang
pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima
harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
Adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat
Biasa
Adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
Adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
E.
Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat
Biasa
Adalah surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
Adalah surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat Kilat
Adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
Adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
adalah surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya
sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaian yang secepatnya dari penerima
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya
surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak
penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya
oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.
3.
Syarat Surat yang baik
Bahasa
surat yang baik harus memenuhi ketentuan berikut.
1. Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
2. Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.
3. Disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
4. Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi.
5. Bahasa efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
1. Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
2. Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.
3. Disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
4. Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi.
5. Bahasa efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
4.
Contoh Surat
·
Contoh surat pribadi
|
Solo,
12 Mei 2007
Budi, sahabatku Bahagia sekali rasanya waktu mendengar kamu akan ke kotaku. Apalagi saat kamu mau mampir ke rumahku. Pasti asyik banget bisa ketemu lagi. Bud, menyesal sekali aku tidak bisa menerimamu di rumahku. Bukan karena aku nggak mau tapi aku benar-benar nggak bisa. Mau tahu kenapa? Soalnya tanggal 20 Mei itu aku dan keluargaku ada acara di rumah eyangku. Seperti biasa, tiap tanggal 20 ada arisan keluarga. Maaf, ya Bud, aku tidak bisa meninggalkan acara itu. Mungkin lain kali kalau ada kesempatan, kita bisa bertemu. Sekali lagi maaf ya. Sahabatmu, Awan |
Referensi:
