Memo

Memo

Apa itu Memo ?

Memo atau memorandum adalah :

• Hard-copy dokumen (dikirim dengan kertas)
• Digunakan untuk komunikasi di dalam sebuah organisasi
• Biasanya dengan kalimat singkat
• Terdiri dari kepada, dari, tanggal, subjek, dan isi pesan
• Tidak perlu ditanda tangani, tapi kadang mempunyai nama pengirim di bawah agar terlihat lebih ramah, atau nama lengkap pengirim agar lebih formal. Jika ragu, ikuti format dari kantor anda.

Mengapa menulis memo ?

Memo berguna dalam situasi dimana e-mail atau pesan teks tidak cocok dipakai. Sebagai contoh, jika kamu mengirim sebuah objek, seperti buku atau kertas yang perlu ditanda tangan di kantor. Anda dapat menggunakan memo sebagai pesan untuk menggambarkan atau memerintahkan apa yang harus dilakukan oleh si penerima.

Bagaimana menulis memo ?

Memo harus mengikuti bagian dan isi :

1. “Kepada” meliputi nama dari penerima. Untuk memo informal, contoh nama penerima “Kepada : Andy” sudah cukup. Untuk memo formal, gunakan nama lengkap penerima. Jika  penerimanya dari departemen lain, gunakan nama lengkap dan nama departemenya. Biasanya tidak perlu menggunakan Mr, Mrs, Miss, atau Ms kecuali memo sangat formal.
2. “Dari” meliputi nama pengirim. Untuk memo informal, contoh nama pengirim “Dari : Bill”  sudah cukup. Untuk memo yang lebih formal, gunakan nama lengkap pengirim. Jika  penerimanya dari departemen lain, gunakan nama lengkap dan nama departemenya. Biasanya  tidak perlu menggunakan Mr, Mrs, Miss, atau Ms kecuali memo sangat formal.
3. Bagian “Tanggal”. Untuk menghindari kebingungan antara format penulisan tanggal British dan American, tulis nama bulan dengan lengkap atau dengan singkatan; contoh : ‘Januari’ atau ‘Jan’
4. Subjek
5. PesanKecuali kalau memo adalah catatan singkat, sebuah pesan memo yang terstruktur harus terdiri dari bagian-bagian :
• Situasi = perkenalan atau tujuan dari memo
• Masalah (tidak wajib) = sebagai contoh : “Sejak pindah ke kantor baru di Kowloon Bay,staff mengalami kesulitan dalam menemukan tempat untuk membeli makan siang."
• Solusi (tidak wajib) = sebagai contoh : “Menyediakan oven microwave dalam pantry akan memungkinkan staff membawa bekal makan siang sendiri dan memanaskan kembali makanan mereka.
• Aksi : ini memungkinkan sama seperti solusi, atau bagian dari solusi sehingga penerima  perlu melaksanakan solusi tersebut; contoh “Kami akan menghargai itu jika anda dapat memberikan sebesar $3,000."
• Kesopanan : untuk menghindari penerima memo menolak untuk melakukan apa yang anda inginka, penting untuk mengakhiri dengan ekspresi yang sopan; contoh “sekali lagi, terima kasih atas dukungan anda.” Atau lebih informalnya “terima kasih”

6.      Tanda tangan

Bagian ini tidak wajib dituliskan